La digitalisation est désormais un processus inévitable. Que vous soyez un commerçant, une entreprise B2B, une boutique de mode, un magasin de produits de beauté…l’utilisation d’un logiciel de caisse moderne s’impose. Pourtant, vous n’y êtes pas toujours obligé. Explications.
Plan de l'article
Logiciel de caisse : un vrai outil de gestion du commerce
Depuis toujours, les commerçants utilisent la caisse enregistreuse pour, comme son nom l’indique, encaisser les paiements et éditer les tickets de caisse. La caisse enregistreuse dispose d’un tiroir-caisse pour stocker les billets et les monnaies. Outre les fonctionnalités basiques d’une caisse enregistreuse, un logiciel de caisse propose des outils et des fonctionnalités plus avancées.
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Un logiciel de caisse permet, en plus des encaissements en boutique et l’édition de tickets de caisse, de faire de la gestion de stock. Un logiciel de caisse certifié est conforme aux normes antifraudes à la TVA et vous fournit les outils essentiels pour faire des analyses de ventes et des coûts. Il peut même proposer des outils avancés de gestion de la relation client.
Logiciel de caisse : plus une recommandation qu’une obligation
Aucune loi n’oblige les commerçants à utiliser un logiciel de caisse, même pas une caisse enregistreuse. Toutefois, cela veut dire que pour toutes les transactions dans votre boutique, vous devez faire les enregistrements manuellement. Ce qui est une perte de temps inutile et un moyen vétuste vous exposant à plus d’erreurs d’écriture, qui plus est.
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Dans une boutique ou un magasin où les affaires marchent bien, avec des centaines de ventes par jour, on est obligé de reconsidérer les avantages d’un logiciel de caisse par rapport au mode manuel. L’utilisation d’un système informatique pour gérer les activités de la boutique permet de gagner beaucoup de temps. Mais surtout, elle vous permettra de booster vos performances de vente tout en vous permettant de gérer plus facilement votre comptabilité.
Pourquoi la certification d’un logiciel de caisse est-elle obligatoire ?
Dans un souci d’efficacité, de gain de temps et de performances, il est ainsi fortement recommandé d’utiliser un logiciel de caisse ou au moins une caisse enregistreuse. Toutefois, quand un commerçant décide d’utiliser l’un ou l’autre de ces outils, il faut qu’il en choisisse un qui soit certifié. La certification NF 525 régule tous les logiciels de caisse.
Ainsi, si vous voulez enfin utiliser un logiciel de caisse, il faut que vous vous en procuriez un qui soit certifié par un organisme accrédité comme AFNOR. Sinon, vous pouvez aussi utiliser un logiciel de caisse certifié conforme par l’éditeur du logiciel. L’attestation peut vous être fournie sous format papier ou sous forme dématérialisée.
Que retenir à propos du logiciel de caisse certifié ?
En somme, si vous êtes commerçants et quels que soient les produits que vous vendez, vous n’êtes pas obligé d’utiliser une caisse enregistreuse. Si vous remplissez les conditions citées ci-dessous, alors il faut que vous utilisiez un logiciel de caisse certifié :
- Vous êtes professionnel assujetti à la TVA
- Vous utilisez un logiciel de caisse ou une caisse enregistreuse
- Vous enregistrez les paiements d’une partie de votre clientèle – les particuliers – avec la caisse enregistreuse ou le logiciel de caisse
Remarques :
Que vous déteniez un commerce physique ou un e-commerce, si vous êtes assujettis à la TVA, vous êtes obligé d’utiliser un logiciel de caisse certifié.