Un compte-rendu retrace les échanges au cours d’une réunion ainsi que les décisions prises. Il doit être effectué par une personne qui maîtrise parfaitement la prise de notes. Il servira d’archives à une entreprise pour les réunions suivantes, mais est également très utile pour ne pas oublier des détails importants.
Il existe des personnes qui vous propose de faire la prise de notes, et selon la demande de l’entreprise, la réunion peut être retranscrite à l’intégrale, toutefois, il est possible de ne noter que les détails les plus importants.
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Le compte-rendu complet
Si une réunion est très importante, c’est ce qu’il vous faut. En effet, toutes les interventions orales seront retransmises à l’écrit. Vous retrouverez les moindres détails de la réunion dans ce document. Il est clair qu’il faut faire appel à un professionnel pour être sûr de ne pas perdre une miette de la réunion.
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En plus de cela, les phrases devront être reformulées afin de respecter le langage écrit. Ce compte-rendu est rédigé en suivant l’ordre chronologique. La personne qui est chargée de faire cette prise de notes intégrale doit à la fois faire preuve de rapidité et d’efficacité, afin de rendre au client une rédaction de qualité.
Quoi qu’il en soit, il faut l’adapter selon sa finalité. S’il va se retrouver dans les archives, il doit être bien soigné, et ne doit pas être qu’une simple transcription mot par mot. Bien sûr, le responsable bénéficiera d’un délai avant de rendre la version finale. Par contre, si vous le rédigez pour servir de simple référence ou d’aide-mémoire, pas besoin de l’intégralité. Lisez cet article, cliquez ici.
Le compte-rendu optimisé
Il s’agit de noter toutes les informations importantes concernant la séance. Il s’agira surtout de retranscrire intégralement les débats en rédigeant un document très soigné, respectant les règles de l’écriture et de la syntaxe. Il sera également nécessaire de lister le nom des intervenants ayant participé à la réunion dans le document.
Ici, la personne qui est chargée de la prise de notes doit se focaliser sur les détails importants de la réunion. Le document doit donc être bref mais contenir les bonnes informations. Pas la peine de noter chaque réaction ni chaque remarque si cela n’a rien à avoir avec la réunion.
Le compte-rendu optimisé ne présente pas trop de difficultés si le responsable maîtrise bien la rédaction. De plus, il doit être rendu dans les plus brefs délais. En somme, il s’agit donc d’une synthèse de tout ce qui a été vu au cours d’une réunion.
Comment choisir entre les deux ?
Une chose est sûre, c’est qu’une entreprise qui organise beaucoup de réunions dans la semaine ne peut pas envisager de faire un compte-rendu complet à chaque fois, à moins bien sûr que les propos de chacun comptent, comme par exemple un conseil de discipline.
Dans le cas contraire, il vaut mieux s’en tenir à une synthèse, car non seulement ce sera plus facile, mais en plus il sera plus facile de comparer les documents qui comporteront les mêmes mentions afin de mieux suivre l’évolution d’une entreprise.
Dans les deux cas, il s’agira de rédiger un procès-verbal. Le responsable de la prise de notes et le dirigeant de la séance doivent se mettre d’accord sur le type de compte-rendu approprié selon l’objet de la réunion.